Jedni lubią działać a inni lubią w papierki? Tak Ci się tylko wydaje!

Porozmawiajmy dziś o dokumentach…

Spróbuj najpierw na jednym oddechu wymienić choćby ich część: karta przeglądu, protokół kontroli, protokół zabiegu, analiza zagrożeń, raport z audytu, analiza trendu, ocena ryzyka, kwestionariusz stanu sanitarno-technicznego, karta działań zapobiegawczych, program monitorowania i zwalczania, karty kontroli wewnętrznych, ocena występowania ptaków i ssaków na obiekcie, księga HACCP.

Nawet jeśli teraz głęboko wzdychasz lub nerwowo ziewasz, nie uciekaj. Nawet jeśli najchętniej teatralnym gestem wyrzuciłbyś segregatory daleko i wysoko krzycząc: „Wolność! Dajcie mi się zająć tym co ważne! Ja chcę działać, a nie spisywać pamiętniki niczym średniowieczny mnich!”, zostań.
A może nie ma nikogo, kto lepiej niż Ty „umie w dokumenty”? Nucisz pod nosem przy biurku: „Papierki! Papierki! Chcę zawijać całymi dniami rzeczywistość pokrzywioną w idealnie sformatowane tabelki, owijać w różowo-pluszowe segregatory!” W takim wypadku również nie rezygnuj z czytania dalej.

To już wiemy…

Są wśród nas tacy, którzy zdecydowanie wolą działać – szukać przyczyn problemów w topografii obiektu i lukach procesów produkcyjnych, tropić niezgodności i realnie wpływać na poprawę warunków sanitarnych w firmie. Ale są i tacy, którzy na papierze poszukują przyczyn – analizują zagrożenia, przewidują przyszłe trendy na podstawie szczegółowych tabel i wykresów, a wszystko co niespisane, nieudokumentowane kwestionują.

To nam się wydaje…

Jesteśmy przekonani, że to dwie nie do pogodzenia osobowości. Flip i Flap. Seler naciowy i batonik Mars. Jedni lubią działać, a inni lubią w papierki. Jedni w terenie, inni przed komputerem. Straciliśmy już nadzieję na zawieszenie broni – te dwa spojrzenia na skuteczne funkcjonowanie firmy to źródło ciągłych konfliktów o władzę, o spójność, o model pracy. Nie byłeś dość dokładny, nie odnotowałaś! Nie będę wypełniać, przestań truć, papier rzeczywistości nie czyni! Bez dokumentacji to Ci nikt w żadną kontrolę nie uwierzy! I tak codziennie, z przerwa na pracowniczą wigilię.

Gdzie jest właściwie miejsce na dokumentację w Twojej firmie i jaka jest jej rola?

Dobrze przygotowane formularze dokumentów to najlepsza nawigacja w terenie. Pozwalają Ci szybciej i dokładniej przeprowadzić działanie (przegląd okresowy, audyt, kontrolę wewnętrzną). Nie pominiesz żadnego punktu, żadnego kroku. Dobrze przygotowany formularz pozwala na bieżąco dokumentować przebieg Twoich działań w terenie, bez ciągłego wybijania Cię z rytmu działań. Pola [tak/nie], czytelne tabele i oznaczenia, logicznie poukładany ciąg punktów i podpunktów powinny być z wielką starannością i znajomością procesu opracowane na potrzeby pracy w terenie. Dokumentacja nie może Ci przeszkadzać w działaniu, ma stać na drugim planie jak najlepszy asystent – czujny i skrupulatny, gotowy pamiętać wszystkie przekazane mu informacje.
Wyobraź sobie, że kończysz kontrolę i już o niczym nie musisz pamiętać, niczego spisywać ze zdjęć w telefonie, notatników, chusteczek higienicznych czy przedramion.

Na podstawie konsekwentnie, według jednego modelu opracowanego dokumentu, proces analizowania danych jest niezwykle prosty. Czytelne komunikaty o aktywności szkodników na obiekcie, o działaniach naprawczych i stanie faktycznym obiektu pozwalają śledzić sytuację na bieżąco, wyciągać wnioski i przewidywać trendy.
To systematycznie i konsekwentnie prowadzona dokumentacja najlepiej tłumaczy zmiany, wskazuje możliwe działania zaradcze, często decyduje o podejmowanych krokach.

Dokumentacja nie jest tworzona dla tych, co lubią przeglądać się w papierkach.

Jeśli dokumentowanie działań sprawia Ci kłopot, przeszkadza w działaniu – zmień formularze i dokumenty. Jeśli z zapisów w dokumentacji nie da się wyciągać wniosków – dokumentacja wymaga weryfikacji i ponownego opracowania.
Dokumentowanie to pamięć, zapis procesu, materiał do analiz.
Dokument pamięta, dokument tłumaczy, dokument świadczy o prawdzie, o rzeczywistości.
Dobrze przygotowana dokumentacja pomaga, a nie przeszkadza.